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jul 30

SNGPC Anvisa – finalizar inventário

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finalizado3 SNGPC Anvisa   finalizar inventário

Este tutorial ensina alguns conceitos básicos de finalização de inventário no SNGPC Anvisa. Porque finalizar, Como finalizar, quando finalizar o seu inventário na ANVISA.

 

INDICE :

1. SNGPC: finalizar inventário

1.1. Informações gerais

1.2. Quando finalizar o inventário

1.2.1. Finalização do inventário para ajuste

1.2.1.1. Erro ao lançar número de lote

1.3. Alteração de software: não finalizar inventário

1.4. Usuário alega que inventário foi finalizado automaticamente

1.5. Envio de comunicado à Visa local

1.5.1. Usuário comercializou medicamento antes da confirmação do inventário

 

1. SNGPC: finalizar inventário

1.1. Informações gerais

Finalizar inventário significa encerrar o inventário para que um novo seja confirmado no sistema nacional de gerenciamento de produtos controlados (SNGPC).

 

1.2. Quando finalizar o inventário

O inventário pode ser finalizado pelos seguintes motivos:

– ajuste de inventário

– desligamento de responsável técnico

– determinação da autoridade sanitária

– encerramento das atividades com produtos controlados

– férias do RT (quando um novo RT ficará responsável pelo SNGPC)

– licença do RT (quando um novo RT ficará responsável pelo SNGPC)

– substituição temporária de RT

Atenção: é importante comunicar a vigilância sanitária local sobre este procedimento.

Importante: ao finalizar o inventário, se desejar imprimi-lo, a impressão deve ser feita antes da finalização (depois de finalizado, não é possível visualizar e imprimir o antigo inventário).

 

1.2.1. Finalização do inventário para ajuste

As movimentações do SNGPC somente podem ser realizadas através de arquivo XML, que é uma maneira segura de transmissão de dados. Assim, depois que uma informação já foi enviada, validada e aceita, não é possível alterar ou excluir essa informação do SNGPC.

A única maneira de fazer a correção é finalizar o inventário para ajuste. Essa finalização deve ser realizada pelo usuário quando:

– seu inventário no SNGPC não estiver batendo com o seu estoque físico do armário por algum problema em seu software.

– percebeu que enviou alguma informação incorreta ou com erro de digitação (por exemplo), e essa informação já foi validada e aceita pelo SNGPC.

Informamos que, quando um inventário é finalizado, o SNGPC não aceita o envio de novos arquivos XML até que um novo inventário seja confirmado. Recomendamos que esse novo inventário seja confirmado no final do dia ou no fim de semana (para que não seja feita compra e venda de controlados neste dia), pois o novo inventário deve ser confirmado de acordo com o estoque físico real do dia, e a transmissão do primeiro arquivo XML deve conter como data inicial o dia seguinte após a confirmação do inventário. Exemplo: o inventário foi finalizado em 10/01/2010 e um novo só foi confirmado dia 20/01/2010 – o sistema somente vai aceitar o envio de arquivos com movimentação a partir do dia 21/01/2010. Ou seja, o SNGPC não aceita o envio de informações anteriores à data de confirmação do novo inventário. Complementando o exemplo acima, arquivos XML com movimentações entre os dias 10/01/2010 e 20/01/2010 não são aceitos pelo sistema. Por isso, é importante procurar a vigilância sanitária local (responsável por fiscalizar farmácias e drogarias) para informar sobre a finalização de inventário e sobre a movimentação que ocorreu durante o período que não pôde ser informado via SNGPC.

Ressaltamos a importância de não deixar o inventário finalizado por muito tempo. O ideal é que o inventário seja finalizado e um novo seja confirmado no mesmo dia.

 

1.2.1.1. Erro ao lançar número de lote

Um erro comum no SNGPC ocorre quando o responsável técnico da empresa (usuário do SNGPC) lança, incorretamente, o número de lote do medicamento no inventário. No momento de transmissão do arquivo XML, o usuário não se dará conta de que algo está errado. Somente após a validação automática do arquivo XML pelo SNGPC, o usuário, ao consultar o SNGPC, perceberá que seu arquivo não foi aceito e aparecerá a seguinte mensagem de erro: “o lote de nº xx do produto de nº de registro xx não foi encontrado no inventário nem nas transações de compras informadas”.

Note que a mensagem de erro não diz que o número do lote foi lançado de forma errada, portanto o usuário deverá verificar se é este o caso. O número do lote do medicamento ou insumo digitado na entrada do inventário deve ser exatamente igual ao número de lote utilizado na embalagem / caixa do medicamento ou insumo.

O erro no número de lote pode ser em razão de digitar alguns caracteres diferentes daqueles que constam na caixa / embalagem do medicamento ou insumo (espaços ou números errados, letras maiúsculas e minúsculas – se digitou com letra maiúscula na entrada, tem que digitar com maiúscula na saída). Um erro muito comum, por exemplo, é trocar a letra “O” pelo número “0” (zero).

Para corrigir o problema, o RT pode verificar a maneira como está cadastrado cada lote de cada produto em seu inventário no SNGPC, clicando em “visualizar inventário” e escolhendo o medicamento (clicando na lupa) e o lote. Dessa forma, ele verifica como o lote foi cadastrado e digita da mesma maneira a saída em seu arquivo XML.

Atenção: caso apareça a mensagem de erro “o lote de nº xx do produto de nº de registro xx não foi encontrado no inventário nem nas transações de compras informadas”, mas o número do lote não esteja errado, o usuário pode entrar em contato diretamente com a CSGPC pelo e-mail sngpc.controlados@anvisa.gov.br. É preciso fornecer as seguintes informações:

– descrição e printscreen do problema.

– CNPJ do estabelecimento.

 

1.3. Alteração de software: não finalizar inventário

Não é necessário finalizar o inventário em caso de alteração no programa (software) interno que gera os arquivos XML. Basta que o usuário ajuste o estoque no novo programa, de acordo com o programa anterior e de acordo com seu inventário no SNGPC. Dessa forma, o envio de arquivos XML continuará sendo feito normalmente, sem a necessidade de finalizar o inventário. Sugerimos que o usuário solicite ajuda do suporte técnico de seu programa para realizar esse procedimento.

 

1.4. Usuário alega que inventário foi finalizado automaticamente

Não existe finalização automática do inventário. Geralmente, o RT finalizou o inventário e não se lembra ou houve uma troca de RT recentemente (caso em que o inventário é finalizado automaticamente). Dessa forma, o procedimento é: enviar a demanda via SAT para a CSGPC (sngpc.controlados@anvisa.gov.br), informando o número do CNPJ do estabelecimento.

 

1.5. Envio de comunicado à Visa local

O responsável técnico (RT) deve entrar em contato com a Vigilância Sanitária local para informar sobre a finalização de inventário. Isso deve ocorrer, preferencialmente, antes de se finalizar o inventário.

Os contatos das Visas locais estão disponíveis para consulta clicando aqui ou acessando: www.anvisa.gov.br > perfil ‘cidadão’ (barra azul superior) > ‘assunto de interesse’ (canto esquerdo) > endereços das Vigilâncias Sanitárias dos Estados e Municípios.

 

1.5.1. Usuário comercializou medicamento antes da confirmação do inventário

Caso tenha ocorrido movimentação / comercialização de algum medicamento antes da confirmação do inventário, esta movimentação não poderá ser registrada no SNGPC. Por isso, deve-se informar a VISA local sobre esta movimentação não escriturada via SNGPC.

Fonte : Anvisa

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Mais uma informação importante  :

Não finalizar o inventário enquanto um arquivo recém-transmitido estiver sendo validado. Por que se você transmitiu o último arquivo e logo em seguida finalizar o inventário sem esperar a ANVISA aceitar ou rejeitar o arquivo, seria como se a ANVISA não recebesse o arquivo que voce transmitiu, porque ela simplesmente desconsidera esse último arquivo transmitido (os saldo não são atualizados).

 

 SNGPC Anvisa   finalizar inventário

Post By claudio (16 Posts)

Claudio Ferreira da Silva é Analista de sistemas, tecnólogo em informática formado pela Universidade Unicarioca do Rio de Janeiro. Trabalhou em diversas empresas de desenvolvimento de software e hoje lidera o desenvolvimento do programa SNGPC Remoto na CMA Sistemas

Website: → http://www.cmasistemas.com.br

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