O Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC) é um sistema informatizado desenvolvido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), que tem como objetivo o controle e monitoramento dos medicamentos sujeitos a controle especial no Brasil.
Dentre as suas funcionalidades, a transmissão de arquivos é uma das mais importantes, pois é através dela que as empresas farmacêuticas enviam informações sobre as movimentações de medicamentos no mercado.
Neste artigo, iremos explicar passo a passo como funciona a transmissão de arquivos no SNGPC e quais os procedimentos que os farmacêuticos precisam seguir para realizar essa operação.
Por onde iniciar?
Antes de iniciarmos a transmissão, é importante lembrar de seguir o passo a passo inicial:
Cadastro no SNGPC
Antes de iniciar o processo de transmissão de arquivos no SNGPC, é necessário que a empresa farmacêutica esteja devidamente cadastrada no sistema. O cadastro deve ser realizado através do site da ANVISA e requer informações sobre a empresa, o responsável técnico e o estabelecimento farmacêutico.
É importante que as informações fornecidas estejam atualizadas e corretas para evitar problemas futuros com a transmissão de arquivos.
Instalação do software
Após o cadastro no SNGPC, a empresa farmacêutica deve instalar o software de transmissão de arquivos.
É importante que a empresa verifique se o seu sistema operacional é compatível com o software de transmissão de arquivos antes de iniciar o processo de instalação.
Transmitir, mas transmitir o que?
Arquivos no formato XML gerado pelo programa da sua drogaria que conterá as notas fiscais, receitas e perdas que foram digitados pelo farmacêutico também no programa da drogaria.
Geração do arquivo XML
Antes de realizar a transmissão de arquivos, a empresa farmacêutica precisa gerar um arquivo XML com as informações sobre as movimentações de medicamentos no mercado. Esse arquivo deve ser gerado pelo software de gestão da empresa, que deve estar integrado com o software de transmissão de arquivos do SNGPC.
O arquivo XML deve conter informações sobre a quantidade de medicamentos comprados, vendidos, devolvidos e destruídos pela empresa. Além disso, é necessário informar a data e a hora das movimentações, bem como o número de lote e o número de registro do medicamento na ANVISA.
Quantos dias posso transmitir num arquivo?
Você pode transmitir de um até sete dias num arquivo XML.
Periodicidade da transmissão
A ANVISA definiu que as farmácias e drogarias teriam que transmitir os arquivos XML ao menos uma vez a cada sete dias. Você pode transmitir todo dia se quiser, ou duas, três vezes na semana, quem faz a sua rotina é você, só não pode deixar de transmitir pelo menos uma vez por semana.
Os arquivos atrasados podem ser transmitidos normalmente, por exemplo você ficou sem transmitir um mês porque o computador da drogaria estava com vírus e precisou ser formatado, quando voltar você transmite os atrasados rapidamente em quatro dias mais ou menos, transmitindo todos os dias, sete dias de arquivo.
Penalizações que eu já vimos serem aplicadas: impossibilidade de comprar medicamentos controlados nas distribuidoras porque os arquivos estavam atrasados, além de que agora temos também o Certificado de Transmissão Regular.
Regra nº 1 de datas de transmissão – arquivo do dia
Você só pode transmitir arquivos de dias anteriores, por exemplo : eu não posso transmitir hoje o arquivo de hoje. Hoje, eu só poderei transmitir de ontem até sete dias para trás.
Exemplificando: se hoje é dia 28/02/2023 eu só posso transmitir arquivos de 21 a 27/02. Caso eu transmita com data de hoje, a ANVISA não aceitará o arquivo e dará uma mensagem de erro.
Regra nº 2 de datas de transmissão – sequenciamento de datas nos arquivos
Eu só posso transmitir arquivos com datas sequenciais. Por exemplo, um arquivo que eu transmiti que continha dados de 01/02 a 07/02 para a ANVISA foi rejeitado porque estava com erro no Registro MS do medicamento. Então você pensa “Ah eu vou transmitir o arquivo de 08/04 a 14/04, depois eu corrijo o anterior e retransmito.
Não, isso não será possível. A ANVISA estará esperando o arquivo de 01/02 em diante, se você transmitir arquivo com qualquer data diferente de 01/02 a ANVISA retorna uma mensagem falando do sequenciamento de datas.
Regra nº 3 de datas de transmissão – um arquivo por dia
A ANVISA definiu que apenas um arquivo pode ser transmitido por dia. Então se você está atrasado nas suas transmissões de arquivo, não poderá transmitir dois, três ou mais arquivos por dia, apenas um, mas isso não é muito ruim porque você pode transmitir até sete dias num único arquivo, e todo dia você pode transmitir, conforme demonstrado tópico acima sobre “Periodicidade de transmissão”.
Envio do arquivo XML
Após a geração do arquivo XML, a empresa farmacêutica deve enviar o arquivo para o SNGPC. Esse processo deve ser realizado através do software de transmissão de arquivos fornecido pela ANVISA.
Para enviar o arquivo XML, a empresa deve selecionar a opção “Transmitir arquivo” no software de transmissão de arquivos e escolher o arquivo gerado pelo software de gestão da empresa. O arquivo deve ser enviado para o SNGPC através da internet.
Recebimento do recibo de transmissão
Após o envio do arquivo XML, a empresa farmacêutica deve aguardar o recebimento do recibo de transmissão. Esse recibo é enviado pelo SNGPC através do software de transmissão de arquivos e confirma o recebimento do arquivo XML.
É importante que a empresa verifique se o recibo de transmissão foi recebido com sucesso e se não há erros ou inconsistências nas informações enviadas. Caso haja algum problema, a empresa deve corrigir as informações e realizar uma nova transmissão de arquivos.
Conclusão
A transmissão de arquivos no SNGPC é uma operação fundamental para o controle e monitoramento dos medicamentos sujeitos a controle especial no Brasil.
Através dessa operação, as empresas farmacêuticas enviam informações sobre as movimentações de medicamentos no mercado, o que permite que a ANVISA tenha um controle mais efetivo sobre esses produtos.
No entanto, é importante que as empresas farmacêuticas sigam corretamente os procedimentos para realizar a transmissão de arquivos no SNGPC, pois qualquer erro ou inconsistência nas informações pode levar a problemas futuros.
Por isso, é fundamental que as empresas estejam devidamente cadastradas no sistema, que instalem corretamente o software de transmissão de arquivos e que gerem e enviem o arquivo XML de forma correta e verifiquem o recebimento do recibo de transmissão.
Acompanhe o artigo sobre o Estado de uma transmissão.
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