A partir de 2010, a Anvisa tomou medidas para corrigir essas falhas, implementando atualizações que reduziram significativamente o tempo de validação dos arquivos. Com essas melhorias, o sistema começou a processar os arquivos em menos de um dia, um avanço que foi bem recebido pela comunidade farmacêutica. No entanto, a relação entre a Anvisa e os farmacêuticos ainda estava desgastada devido aos problemas anteriores. Mesmo com o avanço, qualquer erro que surgisse era prontamente atribuído ao órgão regulador.

Entre 2010 e 2012, o sistema passou por uma série de atualizações que o tornaram mais robusto e menos suscetível a falhas. As interrupções, que antes eram comuns, diminuíram significativamente. Em 2012, o sistema alcançou um nível de estabilidade que permitiu aos farmacêuticos focarem mais na gestão de seus estabelecimentos e menos nas dificuldades técnicas de envio de arquivos.

O processo de melhoria contínua do sistema foi fundamental para restaurar a confiança dos usuários. Entretanto, mesmo com os avanços, o desafio de lidar com arquivos recusados permaneceu, levando a uma análise mais profunda sobre as causas desses erros e onde realmente residia a culpa.

Integridade dos Arquivos Transmitidos

A integridade dos dados transmitidos é um dos pilares fundamentais do Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados. A Anvisa estabeleceu uma série de procedimentos técnicos para garantir que os dados enviados pelos softwares das farmácias cheguem exatamente como foram transmitidos, sem alterações ou perdas no caminho.

Essa integridade é garantida pelo uso do HASH, um código gerado a partir de uma fórmula matemática aplicada ao conteúdo do arquivo XML. Esse código é único para cada arquivo, funcionando como uma espécie de “impressão digital”. Qualquer modificação no arquivo, mesmo que mínima, como a inserção de um espaço extra, altera o código HASH, invalidando o arquivo para a Anvisa.

Este método de verificação é crucial para assegurar que os dados que chegam ao sistema são autênticos e não foram corrompidos durante o processo de transmissão. O uso do HASH também impede que qualquer alteração seja feita após o envio, garantindo que os dados recebidos pela Anvisa sejam exatamente os mesmos que foram enviados pela farmácia.

Essa tecnologia de segurança é tão robusta que, na prática, elimina a possibilidade de falhas de integridade durante o trânsito dos dados. Isso significa que, uma vez que o arquivo é enviado ao sistema, qualquer problema que cause a recusa do arquivo não está relacionado à integridade do envio, mas sim a outros fatores, como erros no conteúdo ou inconsistências no estoque registrado.

Mensagens de Erro e Falta de Saldo

Um dos principais problemas que os farmacêuticos enfrentam ao lidar com o SNGPC é a recusa de arquivos devido à falta de saldo de medicamentos no estoque. As mensagens de erro mais comuns indicam que a quantidade de um determinado medicamento vendida é maior do que a registrada no estoque. Essa situação leva à recusa do arquivo e impede a farmácia de cumprir suas obrigações regulatórias em tempo hábil.

O erro de falta de saldo geralmente ocorre quando o registro de entrada de um medicamento não foi transmitido corretamente no arquivo XML enviado ao sistema. Se uma nota fiscal que deveria ter registrado a entrada de um medicamento não foi incluída no arquivo, o sistema não reconhecerá esse estoque, levando à recusa do arquivo.

É importante notar que esse tipo de erro raramente é causado por problemas no sistema da Anvisa. Na maioria dos casos, a falha está no software utilizado pela farmácia. O programa pode não ter gerado o arquivo XML corretamente ou pode ter havido uma falha na transmissão do arquivo. Esses erros podem ser resultado de problemas técnicos no software, falta de atualização ou até mesmo falhas humanas durante o processo de inserção dos dados.

Para evitar esse tipo de problema, é essencial que os farmacêuticos façam uma revisão cuidadosa dos dados inseridos no programa antes de transmitir o arquivo. Além disso, é recomendável utilizar softwares que sejam regularmente atualizados e que tenham suporte técnico eficaz para ajudar a resolver qualquer problema que possa surgir durante o processo de transmissão.

Verificação e Solução de Problemas

Quando um arquivo é recusado, o primeiro passo para resolver o problema é verificar se todos os dados necessários foram corretamente transmitidos. Isso pode ser feito acessando o relatório de status de transmissão no site do SNGPC. Nesse relatório, o farmacêutico pode conferir se todas as notas fiscais e registros de entrada foram incluídos no arquivo transmitido.

Se uma nota fiscal que deveria ter registrado a entrada de um medicamento não está presente no arquivo, isso indica que o problema está no software da farmácia, que não gerou o arquivo completo. Nesse caso, é necessário revisar o programa e garantir que ele esteja funcionando corretamente antes de tentar enviar o arquivo novamente.

Se todos os dados estiverem presentes no arquivo, mas ele ainda assim for recusado por falta de saldo, o problema pode estar relacionado a um erro de cálculo no sistema da Anvisa. Embora esses casos sejam raros, eles podem ocorrer. Nesses casos, o farmacêutico deve entrar em contato com a Anvisa para relatar o problema e solicitar uma revisão do arquivo.

A Anvisa disponibiliza canais de atendimento específicos para lidar com esses casos, onde o farmacêutico pode explicar a situação e pedir que o problema seja corrigido. Além disso, é importante documentar todos os passos do processo de transmissão, incluindo capturas de tela e cópias dos arquivos XML enviados, para facilitar a resolução do problema.

Conclusão

A recusa de arquivos pelo Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados é um problema complexo que pode ter diversas causas. Embora a Anvisa seja frequentemente culpada por esses erros, a realidade é que a maioria dos problemas está relacionada ao software utilizado pelas farmácias.

O sistema da Anvisa evoluiu consideravelmente ao longo dos anos, tornando-se mais estável e confiável. No entanto, é crucial que os farmacêuticos utilizem softwares de qualidade e sigam as melhores práticas para garantir que os arquivos sejam transmitidos corretamente. Isso inclui a verificação cuidadosa dos dados antes da transmissão e a escolha de programas que ofereçam suporte técnico eficaz.

No final, a responsabilidade pelo correto envio dos arquivos é compartilhada entre a farmácia, que deve garantir a precisão dos dados e a funcionalidade do software, e a Anvisa, que deve manter o sistema em bom funcionamento e resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.

Portanto, ao enfrentar uma recusa de arquivo, é essencial realizar uma análise detalhada para identificar a origem do problema e tomar as medidas necessárias para corrigi-lo, garantindo assim a conformidade regulatória e o bom funcionamento das operações diárias da farmácia.