Atualização das Perguntas Frequentes do SNGPC
A Coordenação do Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados informa que foram atualizadas as perguntas frequentes referentes ao sistema e sua operacionalização.
O arquivo encontra-se dividido em quatro temas para que seja facilitada a busca e compreensão. Abaixo consta o link para download completo do arquivo, porém no menu horizontal da página do SNGPC consta o arquivo dividido por tema principal e também em pdf.
Alertamos que em função das constantes evoluções, da incorporação da escrituração eletrônica de medicamentos antimicrobianos a partir de janeiro de 2013, bem como do desenvolvimento da versão 2.0 do sistema, haverá atualização constante a ser efetuada e por isso solicitamos a atenção dos farmacêuticos responsáveis técnicos e dos gestores e técnicos de vigilância sanitária.
Sugestões para a melhoria constante do rol de perguntas podem ser enviados para a Central de Atendimento da Anvisa 0800-642-9782 ou digitadas no link abaixo
https://www.gov.br/anvisa/pt-br/canais_atendimento/formulario-eletronico
AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA
NÚCLEO DE GESTÃO DO SISTEMA NACIONAL DE NOTIFICAÇÃO E INVESTIGAÇÃO EM VIGILÂNCIA SANITÁRIA
COORDENAÇÃO DO SISTEMA NACIONAL DE GERENCIAMENTO DE PRODUTOS CONTROLADOS
PERGUNTAS FREQUENTES DO SISTEMA NACIONAL DE GERENCIAMENTO
DE PRODUTOS CONTROLADOS
(versão revisada, 23 de outubro de 2012)
Introdução e legislação sobre o SNGPC
1. O que é o SNGPC?
O Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC) é um sistema de informação de vigilância sanitária que capta dados de produção, distribuição, prescrição, dispensação e consumo de medicamentos de interesse de saúde pública, como medicamentos da Portaria SVS/MS n° 344, de 12 de maio de 1998 e da RDC n° 20, de 5 maio de 2011 (antimicrobianos). Os medicamentos contidos na Portaria SVS/MS nº 344/1998 são também denominados de medicamentos de controle especial, de acordo com a Lei nº 5.991, de 17 de setembro de 1973.
2. Preciso escriturar no SNGPC os medicamentos de todas as listas?
Todos os medicamentos/ insumos da Portaria SVS/MS nº 344/1998 das listas referidas abaixo deverão ser escrituradas:
i) (A1, A2)
ii) (A3, B1 e B2)
iii) (C1, C2, C4 e C5)
iv) (C3)
Salientamos que se devem observar os adendos das respectivas listas quanto às exceções de substâncias a serem escrituradas no SNGPC.
3. Mesmo com a implantação do SNGPC, continua a obrigatoriedade no envio dos balanços e relações de notificação previsto na Portaria SVS/MS nº 344/1998?
Sim. Os estabelecimentos continuarão a apresentar e encaminhar aos órgãos competentes de vigilância sanitária, conforme a legislação vigente. Os documentos são:
1- Balanços Trimestrais e Anuais (BSPO, BMPO);
2- Relação Mensal das Notificações de Receitas “A” – RMNRA; e
3- Relação Mensal das Notificações de Receitas “B2” – RMNRB2.
4. O estabelecimento farmacêutico pode realizar venda de medicamentos da Portaria SVS/MS nº 344/1998 no atacado/ pessoa jurídica?
Esse tipo de venda somente pode ser realizado para centros de bioequivalência/ equivalência farmacêutica que possuem autorização especial simplificada. Essa movimentação deve ser escriturada no SNGPC da seguinte forma:
• no local do nome do comprador deverá ser digitada a “Razão Social” do Centro comprador;
• no local do Documento Identidade, deverá ser digitado o “Número do CNPJ” do Centro comprador;
• no local do número do CRM, deverá ser digitado o número da autorização especial simplificada e a unidade da federação do Centro.
• no local do nome do prescritor escrever: “Venda pessoa jurídica”.
5. O SNGPC é um programa de computador que será disponibilizado pela Anvisa aos estabelecimentos farmacêuticos?
Não. Cada estabelecimento deverá adquirir um programa de computador que faça a geração de arquivo XML. Mais informações sobre XML, consultar a pergunta 10.
6. Quais os estabelecimentos que devem se credenciar ao SNGPC?
São as farmácias e drogarias privadas que possuem Cadastro Nacional de Atividade Econômica (CNAE). Os CNAE para drogaria e farmácia são 4771701, 4771702 e 4771703, na versão atual. Na versão antiga são 5241801, 5241802 e 5241803.
7. As farmácias e drogarias de natureza pública e as farmácias de unidades hospitalares deverão se credenciar ao SNGPC?
Não. Consulte a resposta da pergunta 5.
8. Como ficam as farmácias de Associações, elas devem se adequar ao SNGPC?
Conforme o parágrafo 3º do artigo 1º da RDC nº. 27, de 30 de março de 2007: “As farmácias e drogarias de natureza pública e os estabelecimentos de atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica ficam dispensados do tratamento de que trata o parágrafo anterior enquanto o módulo específico do Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados – SNGPC, apropriado a tais estabelecimentos, não for disponibilizado e implantado no âmbito do Sistema Nacional de Vigilância Sanitária.” (grifo nosso).
Entendemos que os estabelecimentos enquadrados no parágrafo do artigo acima citado não comercializam (vendem) seus produtos diretos ao cliente, isto é, ou os medicamentos são fornecidos gratuitamente aos pacientes (de natureza pública) ou fazem parte do conjunto de serviços prestados aos pacientes ambulatoriais ou internados (privativo de unidade hospitalar ou equivalente).
Além dessa prática singular na dispensação de seus medicamentos os estabelecimentos públicos estão geralmente vinculados aos órgãos públicos municipais, estaduais ou federais. Estabelecimentos privados particulares ou pertencentes a associações comercializam seus produtos a preços estabelecidos (preço máximo ao consumidor) ou preços módicos subsidiados por contribuições periódicas, portanto ficam submetidos ao tratamento administrativo obrigatório SNGPC.
9. O ambiente do SNGPC é seguro?
Sim. Somente usuários cadastrados pelo próprio estabelecimento farmacêutico poderão acessar o sistema por meio de senha pessoal, sigilosa e intransferível.
10. Qual o navegador de internet utilizado para acessar o SNGPC? E como faço para acessá-lo?
O navegador de acesso ao SNGPC é o Internet Explorer versão superior a 6.0. A utilização de outros navegadores poderá gerar erros na realização do inventário. O acesso por ser feito por intermédio do link: https://www.gov.br/anvisa/pt-br/assuntos/fiscalizacao-e-monitoramento/sngpc
11. Qual o padrão de transmissão é utilizado pelo SNGPC?
O XML (eXtensible Markup Language). Esse padrão é uma linguagem de marcação que foi definida como padrão de transmissão de informações ao SNGPC. O XML é o padrão de troca eletrônica de informações internacionalmente reconhecido, de uso livre (não proprietário) e aceito de maneira universal por várias aplicações, fornecedores e sistemas operacionais. Ele é uma forma de representação da informação em que cada parte do arquivo possui uma formação semântica específica, o que permite uma validação automática da sua estrutura e do formato do conteúdo.
12. Quem é o responsável pelo controle da escrituração dos medicamentos e insumos no SNGPC?
Essa tarefa é de responsabilidade do farmacêutico (responsável técnico cadastrado) e na ausência dele o seu substituto, que deverá ser também cadastrado no sistema de segurança da Anvisa.
13. O estabelecimento farmacêutico pode comercializar medicamentos da Portaria SVS/MS nº 344/1998 na ausência do farmacêutico independentemente do motivo?
Não. De acordo com a Lei nº 5.991/1973, Art.17, os medicamentos/insumos sob regime de controle especial não devem ser aviados e dispensados na ausência de farmacêutico.
14. Há Estados onde é permitido ao Farmacêutico ser Responsável Técnico por mais de um estabelecimento. Essa situação é permitida pelo SNGPC?
Sim. O SNGPC aceita que um Farmacêutico seja Responsável Técnico por mais de um estabelecimento. Para isso, o Farmacêutico deverá estar cadastrado em cada um dos CNPJ e possuir perfil “sngpc-empresa” atribuído pelos gestores de segurança de cada estabelecimento.
15. Por que foi estabelecido um prazo máximo de 7 (sete) dias para o envio das movimentações ao SNGPC?
Esse prazo atende ao dispositivo legal previsto na Portaria SVS/MS nº 344/1998, Art. 64, §1º.
16. Qual o tamanho máximo que um arquivo XML pode ter?
Os arquivos XML devem possuir preferencialmente no máximo 2 MB (megabytes). Se a Farmácia ou Drogaria possui uma grande movimentação semanal será necessário realizar diversas transmissões de arquivos XML de menor tamanho durante a semana ao invés do envio de apenas um único arquivo semanal. Arquivos muito grandes tornam todo o processo de validação lento e, no caso da ocorrência de algum erro, o trabalho de identificação e ajuste se torna muito mais difícil. A transmissão em arquivos menores ajuda tanto você como a Anvisa no tratamento dos arquivos de movimentação.
17. Há uma relação entre os códigos de barra constantes das embalagens dos medicamentos comercializados pelo estabelecimento farmacêutico e o SNGPC?
Não. Os códigos de barra NÃO são de responsabilidade da Anvisa e sim das empresas fornecedoras de códigos e, portanto, podem estar sujeitos a mudanças sem haver necessariamente aviso à autoridade sanitária.
18. A Anvisa é responsável pela certificação de empresas de informática desenvolvedoras de software que gere e transmita arquivo XML?
Não. Os estabelecimentos farmacêuticos são os únicos responsáveis pela escolha da empresa a ser contratada. Salientamos que foi desenvolvido pela Anvisa um ambiente onde as empresas desenvolvedoras de softwares podem se cadastrar para realizar testes.
19. Como utilizar o ambiente de testes para o padrão SNGPC versão 2.0?
O ambiente de testes foi desenvolvido para os desenvolvedores de programa de informática que trabalham com produtos específicos para a geração e transmissão de arquivos XML para o SNGPC. Informamos que para ter acesso ao ambiente de testes é necessário que a empresa de informática faça o cadastro preliminar. Para obter informações para o acesso a esse ambiente, acesse o endereço eletrônico.
20. Onde encontro os Esquemas (Schema) XML do SNGPC versão 1.0?
Podem ser acessados por intermédio do link
21. O que fazer quando o SNGPC apresentar instabilidade?
Deve-se entrar em contato com Serviço de Atendimento da Anvisa (0800-642-9782) para confirmação do problema. Sendo constatado, o Responsável Técnico deverá comunicar o fato à vigilância sanitária local.
22. O que é inconsistência?
É qualquer divergência entre os dados dos medicamentos/ insumos existentes no estabelecimento e os dados disponibilizados por meio do SNGPC. Podem ocorrer dois tipos de inconsistência, os quais devem ser notificados no SNGPC, a saber:
i) Problema na base de dados da Anvisa. Nessa situação deve se remeter a Instrução Normativa nº 11/2007, Art. 3º; e
ii) Problema que não interfere na escrituração do medicamento/ insumo. A depender do caso, o Responsável Técnico (RT) deverá proceder de forma diferenciada. Por exemplo:
a) Quando na embalagem do medicamento contiver um número de registro diferente de treze dígitos, o RT deve entrar em contato com o fabricante do medicamento ou com o Serviço de Atendimento da Anvisa (SAT/Anvisa) pelo 0800-642-9782
b) Quando na inserção do número de registro do medicamento no inventário aparecer o nome do fabricante diferente daquele que consta na embalagem, o RT deve escriturá-lo normalmente.
c) Quando na inserção do número de registro do medicamento no inventário aparecer como único dado discordante o nome comercial do medicamento, o RT deve escriturá-lo normalmente.
Todos os itens do caso “ii” deverão ser notificados como inconsistência no SNGPC.
23. Quais são os problemas que não devem ser notificados como inconsistência no SNGPC?
Os problemas são:
a) Erros com relação a não aceite de arquivo que aparecem no status de transmissão; e
b) Diferenças entre o estoque físico e o inventário do SNGPC.
Nessas situações, gentileza, entrar em contato com o Serviço de Atendimento da Anvisa pelo 0800-642-9782.
24. Quais as legislações que dispõem sobre as atividades do SNGPC?
As legislações, em ordem cronológica, são as seguintes:
– Portaria nº 344, de 12 de maio de 1998 e suas atualizações. Aprova o Regulamento Técnico sobre substâncias e medicamentos sujeitos a controle especial.
– Portaria nº 06, de 29 de janeiro de 1999. Aprova a Instrução Normativa da Portaria SVS/MS n.º 344 de 12 de maio de 1998 que instituiu o Regulamento Técnico das substâncias e medicamentos sujeitos a controle especial.
– RDC Nº 27, de 30 de março de 2007. Dispõe sobre o Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados – SNGPC e estabelece a implantação do módulo para drogarias e farmácias e dá outras providências.
– Instrução Normativa nº 07, de 24 de abril de 2007. Aprova o Padrão SNGPC para transmissão de dados referente ao módulo para farmácias e drogarias.
– Instrução Normativa nº 11, de 31 de outubro de 2007. Dispõe sobre orientação de procedimentos para implementação e cumprimento da Resolução da Diretoria Colegiada – RDC nº 27/2007.
– RDC nº 20, de 5 de maio de 2011. Dispõe sobre o controle de medicamentos à base de substâncias classificadas como antimicrobianos, de uso sob prescrição, isoladas ou em associação.
– Instrução Normativa nº 07, de 16 de dezembro de 2011. Dispõe sobre cronograma e procedimentos para credenciamento de farmácias e drogarias privadas referentes à escrituração dos medicamentos e substâncias contendo antimicrobianos no Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC).
25. O SNGPC é obrigatório? Quais são as penalidades caso haja inobservância da legislação?
O credenciamento ao SNGPC é obrigatório de acordo com a RDC nº 27, de 30 de março de 2007. As penalidades caso o estabelecimento farmacêutico não atenda a referida legislação estão previstas na Lei nº 6.437, de 20 de agosto de 1977.
Cadastro e credenciamento
1. Qual a diferença entre cadastro e credenciamento?
Cadastro – é a etapa em que o estabelecimento farmacêutico se cadastra no ambiente de empresa da Anvisa. Para tanto, faz-se necessário que o estabelecimento tenha CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica da Empresa) fiscal. Credenciamento – é a etapa em que o RT do estabelecimento farmacêutico confirmou o inventário inicial no SNGPC.
2. O que é o CNAE Fiscal e quais são aqueles relacionados às atividades farmacêuticas?
O CNAE é a Classificação Nacional de Atividade Econômica da Empresa. É um código composto por sete dígitos, que consta do Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral do CNPJ, como “Código e Descrição da Atividade Econômica Principal”. Os CNAE para drogaria e farmácia são 4771701, 4771702 e 4771703, na versão atual. Na versão antiga são 5241801, 5241802 e 5241803. No caso de CNAE na versão antiga, o sistema de cadastro solicitará a atualização.
No caso do sistema informar que o CNAE é Inválido, o primeiro passo é confirmar se o CNAE digitado é o que consta no cartão de CNPJ da empresa. Em caso afirmativo, entrar em contato com 0800-6429782. Esse procedimento também deve ser utilizado nos casos de alteração de CNAE Fiscal por iniciativa da empresa. No entanto, ressaltamos que a alteração somente será efetuada se o novo CNAE já constar do sistema CNPJ da Secretaria da Receita Federal.
Orientamos consultar a Vigilância Sanitária da sua localidade quanto aos procedimentos de obtenção de Licença Sanitária, expedida para as atividades relacionadas aos códigos CNAE. Esta Licença Sanitária é ligada à atividade da empresa, se houver alteração no cartão CNPJ é necessário que a Licença Sanitária seja também alterada pela Vigilância
Sanitária Local.
Observação:
i) A não visualização das opções de perfis SNGPC acontece quando a empresa não possui CNAE de drogaria e farmácia. Apenas empresas com CNAE de drogaria e farmácia podem acessar o SNGPC. Nesse caso, a solução é entrar em contato com a Receita Federal do Brasil e solicitar a inclusão de mais um CNAE além do atual (CNAE secundário). Após a
obtenção desse novo CNAE, entrar em contato com o 0800-6429782 da Anvisa para alteração do seu CNAE no cadastro da Anvisa.
ii) Nos casos em que não for possível a obtenção de um CNAE secundário é necessário apresentar justificativa e comprovação formal para a autoridade sanitária local para efeitos de não interdição do armário de produtos sujeitos ao controle especial.
3. Posso cadastrar uma filial sem que a matriz já esteja cadastrada no SNGPC?
Não. Sempre se deve cadastrar primeiramente a matriz. O cadastramento de filial somente é possível após ter sido efetuado o cadastramento da matriz.
4. Como efetuar o cadastramento de uma empresa Matriz e Filial?
Deve-se cadastrar inicialmente a empresa matriz. O cadastramento de empresa Filial deverá ser feito dentro do cadastro da Matriz.
5. Quem deve ser cadastrado como Responsável Legal (RL), Responsável Técnico (RT) e Representante Legal (RepL)?
Fica a critério do estabelecimento farmacêutico a definição dos profissionais que irão ser cadastrados como RL, RT RepL no sistema de cadastro da Anvisa, os quais devem ser os mesmos profissionais quando cadastrados no SNGPC. Abaixo segue uma definição de cada uma dessas designações.
Responsável Legal: é a pessoa física designada em estatuto, contrato social ou ata, incumbida de representar, ativa e passivamente, nos atos judiciais e extrajudiciais, o Agente Regulado pessoa jurídica.
Responsável Técnico: é a pessoa física legalmente habilitada para a adequada cobertura das diversas espécies de processos de produção e na prestação de serviços nas empresas, em cada estabelecimento. No caso do SNGPC deve ser sempre um farmacêutico.
Representante Legal: é a pessoa física ou jurídica investida de poderes legais para praticar atos em nome do Agente Regulado, preposta de gerir ou administrar seus negócios no âmbito da Anvisa.
6. Não consigo atribuir perfil “sngpc-empresa” ao Farmacêutico Responsável Técnico no sistema de segurança da Anvisa, como solucionar o problema?
O SNGPC aceita apenas um Farmacêutico (que deve ser o Responsável Técnico) com perfil “sngpc-empresa”. Se o gestor de segurança for também o Farmacêutico Responsável Técnico, não há a necessidade de se auto-atribuir o perfil acima. Lembramos que o e-mail do gestor de segurança deve ser diferente do e-mail cadastrado para a empresa.
Para proceder na atribuição do perfil “sngpc-empresa”, o gestor de segurança terá que realizar alguns procedimentos para habilitar o Farmacêutico Responsável Técnico (RT). No sistema de segurança da Anvisa, ao clicar em “manter usuários”, irá aparecer uma tela com o título “lista de usuários”.
Agora, clique em incluir. Aparecerá uma tela onde deverá ser digitado o CPF do RT. Em seguida, clique em pesquisar. Neste momento, o sistema de segurança da Anvisa buscará automaticamente as informações do Farmacêutico que foi registradas pelo gestor de segurança no sistema de cadastro de empresa da Anvisa. O gestor de segurança deverá digitar ao fim dessa tela o e-mail e senha do Farmacêutico e, em seguida, clicar em “incluir”. O e-mail e senha cadastrados serão os utilizados pelo RT para acesso ao SNGPC. Feito isso, o gestor, irá acessar o link “atribuir perfis aos usuários” e na tela seguinte deverá aparecer o e-mail do Farmacêutico digitado na ação anterior.
O gestor clicará em “avançar” e na tela seguinte será possível atribuir o perfil “sngpc-empresa”. Todas essas orientações encontram-se no hotsite do SNGPC no material “Passo a Passo 1
de 3”.
7. O responsável legal precisa ter perfil associado pelo gestor de segurança para acessar o SNGPC?
Sim, o gestor de segurança do estabelecimento deve cadastrar o Responsável Legal (RL), como usuário no sistema de cadastro de empresa da Anvisa. Já no sistema de segurança da Anvisa, o gestor deverá associar o perfil “sngpc-rl” ao RL.
8. Como posso me credenciar no SNGPC?
O credenciamento ao SNGPC pressupõe três etapas, a saber: i) cadastramento do estabelecimento farmacêutico no sistema de cadastro de empresa da Anvisa; ii) atribuições de perfis dos usuários no sistema de segurança da Anvisa; e iii) associação do RT pelo RL no SNGPC.
9. Fiz o pedido de renovação da AFE e/ou AE e ainda não tenho retorno, o SNGPC vai bloquear os estabelecimentos farmacêuticos com esse problema?
Não. O SNGPC não bloqueia as empresas que estiverem com o processo de renovação de autorização pendente ou em andamento. Dessa forma, as empresas conseguirão acessar o SNGPC e realizar suas atividades via sistema se estiverem com o cadastro atualizado, bem como com os perfis definidos no Sistema de Segurança da Anvisa. Cabe lembrar que essa atividade (trabalhar com medicamentos controlados e suas respectivas listas) deve estar contemplada na Autorização de Funcionamento de Empresas (AFE), requerida anualmente junto à Anvisa. A autorização é exigência de lei federal e continua sendo exigida pelas vigilâncias sanitárias locais, independente de ser requisito para o acesso ao SNGPC.
Vale ressaltar que no caso da primeira concessão da autorização o estabelecimento não poderá comercializar os medicamentos sujeitos ao controle especial antes que a concessão da AFE seja publicada no Diário Oficial da União.
Erros
1. Quais são os principais erros que ocorrem entre a transmissão e aceite de arquivos XML no SNGPC e como resolvê-los?
Os principais erros são:
1) ARQUIVO XML NÃO ADERENTE AO SCHEMA SNGPC ou APARECE UMA MENSAGEM EM INGLÊS
Esse erro ocorre quando o RT faz a transmissão de um arquivo XML que não está de acordo com os padrões e regras exigidos pelo SNGPC. Dessa forma, o RT deverá entrar em contato com os desenvolvedores do software utilizado na farmácia. Informamos que os desenvolvedores de softwares tem um espaço específico na página do SNGPC com os
padrões e regras exigidos.
2) O CPF INFORMADO NO XML NÃO CONFERE COM O CPF DO USUÁRIO LOGADO
Quando ocorrer esse tipo de erro na transmissão do arquivo XML, significa que o CPF do farmacêutico informado no arquivo XML está diferente do CPF do RT associado para uso do SNGPC na empresa. Provavelmente ocorreu alguma troca de RT no SNGPC recentemente e não foi alterado o CPF no programa que geram os arquivos XML. Assim, o RT deverá procurar o auxílio técnico de informática para fazer alteração do CPF.
3) A QUANTIDADE VENDIDA DO PRODUTO É MAIOR QUE A QUANTIDADE EM ESTOQUE.
Quando ocorrer esse tipo de erro no status de transmissão da página do SNGPC, o RT deve fazer a conferência no inventário do SNGPC, verificando o MS/ DCB, lote e quantidade do medicamento/ insumo que apresentou erro. Nesses casos, o RT deverá corrigir o arquivo XML e transmiti-lo novamente. Por exemplo, o erro mais comum ocorre no registro do número de lote, onde há a troca o número zero “0” pela letra “O” ou vice-versa ou a troca de letra maiúscula por minúscula ou vice-versa. Nos casos em que se constatar divergência entre o estoque físico do estabelecimento e o
virtual do SNGPC, o RT deverá finalizar o inventário para ajuste de estoque, conforme questão nº 16 do item Funcionalidades do SNGPC.
4) ERRO DE CÁLCULO
Quando ocorrer esse tipo de erro no de status de transmissão na página do SNGPC, o mesmo será corrigido pelo setor de informática da Anvisa. Dessa forma, o RT deverá entrar em contato com o 0800-642-9782 da Anvisa ou, por escrito, por meio do formulário FALE CONOSCO.
5) ERRO DESCONHECIDO NA TENTATIVA DE VALIDAR AS DATAS DO ARQUIVO
Esse erro aparece quando o RT envia o primeiro arquivo XML com data anterior ou do dia da confirmação do inventário no SNGPC. Por exemplo, se o RT abriu seu inventário no dia 03/01/2012 o primeiro arquivo XML a ser enviado deverá ter data inicial obrigatória igual a 04/01/2012. Corrija, por favor, o arquivo XML e reenvie novamente.
6) O MEDICAMENTO DE NÚMERO DE REGISTRO (X.XXXX.XXXX.XXX-X) NÃO FOI ENCONTRADO NA BASE DE DADOS DA ANVISA
Quando ocorrer esse tipo de erro no status de transmissão na página do SNGPC significa que provavelmente o RT errou ao colocar o número de registro do medicamento. Confira o número correto com a caixa do medicamento ou no site da ANVISA.
2. Há outros tipos de erros que podem ser observados no manuseio do SNGPC?
Sim. Esses erros estão listados abaixo com a respectiva solução:
– O INVENTÁRIO FOI FINALIZADO. AO CLICAR EM “ENTRADA DE INVENTÁRIO” E EM “INVENTÁRIO EXISTENTE”, O SISTEMA RECUPERA O INVENTÁRIO TODO DUPLICADO.
Enquanto a área de informáticas da Anvisa, não corrigir essa falha, basta que o próprio RT exclua os itens duplicados, clicando na lixeirinha ao lado de cada item, antes da confirmação final do inventário.
– O INVENTÁRIO FOI FINALIZADO. AO CLICAR EM “ENTRADA DE INVENTÁRIO” E EM “INVENTÁRIO EXISTENTE”, O SISTEMA NÃO RECUPERA MEU INVENTÁRIO ANTERIOR. APARECE APENAS UM INVENTÁRIO EM BRANCO, INFORMANDO QUE “NÃO FORAM LOCALIZADOS DADOS”.
Provavelmente o RT clicou em “novo inventário” em algum momento anterior, consequentemente, o inventário existente não é recuperado pelo sistema. A única alternativa nessa situação é proceder novamente o cadastro de todos os medicamentos e/ou insumos, lote a lote para então confirmar novamente o inventário.
– APARECE A MENSAGEM “O RESPONSÁVEL TÉCNICO NÃO FINALIZOU O INVENTÁRIO”
Nesse caso faltou executar a seguinte etapa do procedimento da troca do responsável técnico:
1. O Responsável Legal (RL) deve acessar ao SNGPC; e
2. Na opção “associar responsável técnico”, o RL deverá indicar quem será o novo RT para envio das movimentações ao SNGPC.
3. O número de lote do medicamento existente na caixa está diferente daquele existente na nota fiscal da Distribuidora, o que fazer?
Se o RT observou a divergência entre o número de lote registrado na embalagem do medicamento/insumo e aquele que consta na nota fiscal, antes do lançamento do produto no SNGPC, o mesmo deverá solicitar a correção da nota fiscal à distribuidora. No caso em que esse problema não foi detectado antes do lançamento, ou seja, o profissional deu entrada nos dados divergentes no SNGPC, o RT deverá, então, finalizar o inventário para ajuste de estoque.
Observação: O Farmacêutico Responsável Técnico da distribuidora deve assegurar a veracidade das informações existentes na nota fiscal emitida, a qual deve estar de acordo com os medicamentos que a acompanha. O Farmacêutico da drogaria ou farmácia deve entrar em contato com a distribuidora e exigir que essas não conformidades não venham a ocorrer. Além disso, o RT deverá manter guardada a documentação/ registro dessa operação para fins de fiscalização.
4. Confirmei o inventário, mas esqueci de lançar todos os medicamentos/ insumos e, além disso, informei alguns dados errados, o que devo fazer?
O RT deverá finalizar o inventário utilizando a opção “Finalização para ajuste de inventário”, conforme descrito na questão nº 16 do item Funcionalidades do SNGPC.
5. O certificado de escrituração digital está sendo gerado sem dados ou incorretos, o que devo fazer?
Isso poderá acontecer por dois motivos: i) o RT cadastrou outro documento diferente do CRF no sistema de cadastro de empresa da Anvisa; ou ii) após a troca de RT não houve o peticionamento eletrônico para mudança dos dados no sistema de cadastro de empresa da Anvisa.
Para corrigir esse problema, o responsável da empresa deverá realizar um peticionamento eletrônico.
6. Quais são os principais problemas que necessitam da ajuda de desenvolvedores de softwares em relação aos arquivos XML?
Diversos erros nos arquivos XML têm sido detectados pela equipe de informática da Anvisa. Estes erros impedem a aceitação dos arquivos e geram re-trabalhos para o Farmacêutico Responsável Técnico e também para os Desenvolvedores de Softwares.
Citamos abaixo os erros mais comuns:
• O arquivo XML está com tags incorretas, ou faltando algumas tags, ou com a estrutura incompatível, recomenda-se consultar o exemplo XML na página dos esquemas do SNGPC.
• Cabeçalho faltando a linha (xmlns=“urn:sngpc-schema”) ou com o conteúdo incorreto:
Nesses casos deve-se corrigir o cabeçalho do arquivo colocando o conteúdo correto: xmlns=“urn:sngpc-schema”
• Arquivo enviado tem codificação UTF-8 ao invés de ANSI. O usuário recebe a mensagem “The data at the root level is invalid. Line 1, position 1”: Os desenvolvedores devem utilizar a codificação ANSI na geração dos arquivos XML.
• Algum campo obrigatório não foi preenchido (em branco): Todos os campos devem ser preenchidos para a correta aceitação do arquivo.
• Valores inválidos de órgãos expedidores dos documentos de identidade: Recomendamos a consulta à opção “Tipos Simples” na página dos esquemas XML do SNGPC para verificar quais órgãos expedidores são aceitos pelo sistema.
• Número de registro MS do medicamento ou número DCB em formato incorreto: O registro do medicamento deve conter 13 dígitos numéricos e o código do insumo deve ter 5 dígitos numéricos. Não são permitidos espaços em branco nem caracteres especiais.
Funcionalidades do SNGPC
1. Como fazer o inventário inicial no SNGPC?
Para a realização do inventário inicial, o Responsável Técnico (RT) deve acessar o SNGPC com seu e-mail e senha, clicar em “entrada de inventário” e digitar um a um, lote por lote, todos os medicamentos e / ou substâncias de controle especial que o estabelecimento possui em seu estoque físico nesse dia. Os estabelecimentos que dispensam tanto produtos industrializados quanto manipulados (insumos) deverão inserir tudo no inventário antes de confirmá-lo.
Recomenda-se que o inventário seja confirmado no final do dia ou no fim de semana, pois não se devem realizar movimentações de compra e venda dos medicamentos/ insumos nesse dia. O inventário deve ser confirmado de acordo com seu estoque físico real do dia, e a transmissão do primeiro arquivo XML deve conter como data inicial o dia seguinte após a confirmação do inventário.
Para inserir um medicamento industrializado no inventário, é necessário digitar o número de registro do medicamento (MS). Todo número de registro está na embalagem do medicamento e contém 13 dígitos, começando sempre com o número “1”.
Para inserir um insumo, deve ser digitado o número da DCB (denominação comum brasileira) e a quantidade que possui no seu estoque em miligramas. A lista com os números DCB de cada substância é encontrada no portal da Anvisa (www.anvisa.gov.br) > clique em Farmacopeia Brasileira (lateral direita da tela, em azul) > clique em DCB (Denominação Comum Brasileira).
A partir de 16 de janeiro de 2013 o inventário inicial também poderá ser enviado via arquivo XML
2. A inclusão dos dados no inventário inicial e as movimentações de entradas e as de saídas serão feitas por digitação ou serão realizadas por arquivos gerados pelo software do estabelecimento adaptado para o padrão XML?
Para a realização do inventário inicial o Responsável Técnico (RT) deverá acessar o SNGPC localizado no portal da Anvisa (www.anvisa.gov.br/sngpc) e, então, digitar um a um todos os medicamentos e/ ou insumos que constam em estoque físico do estabelecimento e que deverão ser escriturados no SNGPC.
As movimentações de entradas e saídas dos medicamentos/ insumos deverão ser enviadas por meio de um arquivo no padrão XML (estrutura e extensão) para a Anvisa, via internet, conforme determina a legislação em vigor. A partir de 16 de janeiro de 2013 o inventário inicial também poderá ser enviado via arquivo XML
3. Posso enviar os dados de insumos e de medicamentos em arquivos XML diferentes?
Não. Toda a transmissão deverá ser realizada de forma única, isto é, as movimentações de insumos e medicamentos devem constar no mesmo arquivo XML referente ao período considerado, respeitando o prazo de no mínimo 1 e no máximo 7 dias consecutivos, ainda que não haja movimentações no período. Quanto ao inventário inicial, esse também deve ser realizado de uma só vez, incluindo todos os insumos e medicamentos do estabelecimento farmacêutico.
4. O que fazer quando tiver dúvidas sobre o número de registro do medicamento?
O Farmacêutico Responsável Técnico deve realizar as seguintes ações:
1- acessar o site
2- digitar o número de registro ou nome comercial do produto ou nome do princípio ativo e clicar em consultar;
3- clicar no nome do medicamento; e
4- consultar o número de registro, o qual deverá estar com 13 dígitos de acordo com a apresentação comercial.
5. Qual a diferença entre as funcionalidades “confirmação” e “finalização” de inventário no SNGPC?
Confirmação de inventário: é a ação realizada após a digitação de todo o estoque de medicamentos/ insumos controlados no SNGPC. É no momento da confirmação do inventário inicial que o estabelecimento se credencia ao SNGPC.
Finalização de inventário: é a ação realizada pelo Responsável Técnico que se ausentará temporária ou definitivamente da responsabilidade técnica do estabelecimento farmacêutico ou em caso de correções a serem realizadas no conteúdo do inventário que já havia sido confirmado.
Alguns RT estão cometendo o seguinte erro: confirmam o inventário e, em seguida, o finalizam, achando que o “finalizar” seja o término do processo de credenciamento. Esta atitude está errada e impede o posterior envio de arquivos XML para o SNGPC.
6. Preciso recuperar meu inventário, como fazer?
Para recuperar o inventário, o Responsável Técnico deve acessar o SNGPC e clicar em Entrada de inventário (esse Menu só será exibido se o inventário estiver mesmo finalizado). O sistema apresentará duas opções:
i) uma opção para iniciar um novo inventário; e
ii) outra opção para recuperar o inventário existente.
Em qualquer dos dois casos, o usuário deverá ajustar o inventário com os medicamentos/insumos de acordo com o estoque físico (se for o caso) e, em seguida, confirmar o mesmo no final do processo. Cabe ressaltar que ao alterar algum medicamento/ insumo no momento de ajuste de inventário, exclua-o e depois o insira da forma correta. Não tente alterar diretamente, pois isso pode gerar erro.
7. Como enviar um arquivo XML?
Os arquivos XML podem ser enviados de duas formas, a saber:
a) Por meio do hotsite do SNGPC, localizado no seguinte endereço:
b) Por meio de softwares que permitem o envio direto de arquivo XML, de acordo com o que foi estabelecido pelo desenvolvedor do software. Salientamos que nesse caso, toda vez que for enviado o arquivo XML deverá obrigatoriamente aparecer o login e senha do RT para proceder ao envio.
8. Posso enviar arquivos XML em branco?
Sim, mas somente nos seguintes casos: i) quando o RT retornar do período de ausência do estabelecimento; e ii) quando não houver nenhuma movimentação de entrada e saída de medicamentos/ insumos.
9. Pode haver transmissão de arquivos XML centralizada em uma rede de farmácia e/ou drogaria?
Sim, desde que o RT da farmácia/ drogaria com perfil “sngpc-empresa” faça a transmissão dos arquivos XML correspondentes ao seu estabelecimento e desde que a escrituração seja realizada de forma independente em cada estabelecimento farmacêutico pertencente à rede.
10. Como devem ser os períodos corretos para o envio dos arquivos XML?
Para o envio dos arquivos XML contendo as movimentações de entrada e saída dos medicamentos/ insumos é necessário observar para os seguintes aspectos:
– 1º envio após a confirmação do inventário:
O inventário deve ser confirmado ao final do dia, ou seja, não poderão ocorrer entradas ou saídas no mesmo dia da confirmação do inventário. O primeiro arquivo XML deverá ter a data inicial do dia seguinte ao da confirmação do inventário.
– 2º envio em diante:
Irá depender do último dia do período enviado pelo primeiro arquivo XML. A partir de então o envio dos arquivos XML deverá seguir dias sequenciais.
11. Qual a diferença dos termos arquivo “recebido”, “validado” e “aceito – sim ou não” na funcionalidade “status de transmissão” do SNGPC?
É importante o entendimento das etapas pelas quais passa um arquivo XML quando é enviado pelo Farmacêutico Responsável Técnico (RT).
a) Arquivo “recebido”: quando um arquivo é transmitido pelo RT para o SNGPC e está com formato e datas corretas, aparecerá imediatamente na tela a seguinte mensagem: “arquivo recebido com sucesso”. Atenção: o fato de o arquivo ter sido “recebido com sucesso” não significa que ele já foi aceito e processado na base de dados da Anvisa.
b) Arquivo “validado”: o arquivo recebido passa por um processo de validação. Durante esse processo o arquivo será “aberto” e o seu conteúdo será conferido automaticamente pelo servidor que armazena os dados do SNGPC.
c) Arquivo “aceito” – “sim ou não”: depois de concluída a validação, o arquivo poderá ser aceito ou não. Se houver alguma informação que não seja compatível com as informações prestadas anteriormente ou se existirem campos em branco, informações incorretas, digitações erradas, etc, o arquivo não será aceito e será emitida a mensagem do (s) motivo (s) pelo (s) qual (is) este arquivo não foi aceito.
12. Como as perdas de insumos e medicamentos deverão ser informadas ao SNGPC?
Todas as perdas deverão ser informadas por meio de arquivo XML, obedecendo aos seguintes casos:
a) vencimento do produto;
b) recolhimento pela autoridade sanitária;
c) roubo/ furto;
d) avaria;
e) por desvio de qualidade;
f) exclusão da Portaria nº 344/1998;
g) coleta para controle da qualidade; e i) perda no processo.
13. Quando utilizar a funcionalidade “Ausência” dentro do SNGPC?
Existe um campo específico no SNGPC para o RT informar seus períodos de ausência. Lembramos que durante esse período, o estabelecimento farmacêutico não poderá realizar compra e venda de medicamentos. Mais informações sobre esse processo, consultar a pergunta nº 15 do item Funcionalidades do SNGPC.
14. Como fazer quando o Farmacêutico Responsável Técnico precisar ser substituído?
As orientações completas estão descritas no Art. 10 da RDC nº 27/2007. Resumimos abaixo todos os passos a serem realizados para substituição, seja temporária ou definitiva, do Farmacêutico Responsável Técnico:
1. O responsável técnico antigo imprime o inventário e logo em seguida realiza a finalização deste;
2. O gestor de segurança acessa o sistema de segurança no link abaixo e retira o perfil “sngpc-empresa” do responsável técnico antigo;
3. O gestor de segurança cadastra o novo responsável técnico no cadastro de empresa da Anvisa.
4. O gestor de segurança acessa o sistema de segurança no endereço abaixo e atribui o perfil “sngpc-empresa” ao novo responsável técnico;
5. O responsável legal acessa o SNGPC pelo endereço https://sngpc.anvisa.gov.br/ e clica em “Associar Responsável Técnico”, em seguida seleciona o novo responsável técnico e clica em “Associar”; e
6. O novo responsável técnico acessa o SNGPC, reabre o inventário, escolhendo a opção “Inventário existente”, confere com o estoque físico atual e o confirma.
Observação: i) No caso de substituição definitiva é necessário que a empresa faça um peticionamento para o assunto “Alteração na AFE por mudança de responsável técnico” e ao final do fluxo será gerada a relação de documentos de instrução que deverá constar no processo; e
ii) Se o responsável técnico antigo não finalizar o inventário, quando o responsável legal alterar o responsável técnico, o inventário é finalizado automaticamente.
15. Qual deve ser o procedimento nos casos de férias de RT sem o substituto?
Quando o RT sai de férias e não existe RT substituto deverá ser adotado o seguinte procedimento:
O primeiro passo é o RT entrar no sistema, com seu e-mail e senha. Em seguida escolher a funcionalidade “ausência”, após isso, aparecerão opções de tempo, na qual o RT deverá escolher a opção referente ao seu caso.
Exemplificando: RT vai usufruir férias do dia 1º a 30 de outubro. No final do dia 30 de setembro envia arquivo XML com as movimentações até o dia 30 do referido mês. Após isso, o RT informa ausência, conforme descrito anteriormente. Quando o RT retornar ao trabalho, em 31 de outubro, o mesmo enviará os arquivos sem movimentação (vazios) referente ao período de ausência. É importante esclarecer que nessa situação não há necessidade de finalização do inventário.
16. Quando e como o RT deverá finalizar o inventário do SNGPC para ajuste?
Informamos que a finalização para ajuste deve ser uma exceção. O RT deverá finalizar o inventário para ajuste nos casos em que o inventário físico estiver diferente do inventário do SNGPC. Para ajustar o inventário o Responsável Técnico deverá finalizá-lo, clicando na opção “Finalização de inventário” no Menu de funcionalidades do lado esquerdo da tela do SNGPC. Deve-se selecionar como justificativa para a finalização a opção “ajuste de inventário”. No dia da abertura do inventário não pode haver compra e/ou venda de medicamentos. Caso contrário o inventário ficará errado em relação ao estoque físico da farmácia.
Em seguida, deve-se clicar em “entrada de inventário” e selecionar a opção “inventário existente”. Os produtos estarão listados da mesma maneira em que o inventário foi finalizado. Neste momento, o RT poderá ajustar o estoque, excluindo-se e/ou acrescentando-se medicamentos/ insumos. Após esse procedimento o inventário do SNGPC deverá ficar igual ao estoque físico do estabelecimento. Em seguida, o inventário deverá ser confirmado escolhendo no Menu a esquerda a opção “confirmação de inventário”.
Após a confirmação do inventário, os arquivos XML poderão ser enviados apenas com datas posteriores à data da confirmação. Exemplificando, podemos dizer que se o RT abriu inventário no dia 23/05/2012 o primeiro arquivo deverá ter data inicial obrigatória igual a 24/05/2012. O RT deverá manter arquivados registros/ provas que justifiquem a finalização do inventário, para fins de fiscalização da vigilância sanitária local.
17. O RT pode enviar arquivos XML referente a datas passadas a confirmação do último inventário?
Não. Se o RT abriu seu inventário, por exemplo, no dia 23/05/2012, o primeiro arquivo deverá ter data inicial obrigatória igual a 24/05/2012. As movimentações anteriores em atraso a essa data deverão ser informadas à vigilância local, da forma como ela sugerir (notas e receitas, livros ou impressão dos arquivos XML), uma vez que não tem como
escriturá-las no SNGPC.
18. O RT pode verificar o conteúdo dos arquivos XML já enviados ao SNGPC?
Sim. O RT poderá fazer essa verificação da seguinte forma: i) Deverá entrar na página do SNGPC>status de transmissão>hash Identificação da data do arquivo desejado; ii) clicará no hash Identificação para procurar pela informação desejada; iii) Utilizará as teclas CTRL+F para abrir um campo de pesquisa/busca; iv) fará a busca nesse campo de pesquisa pelo MS/lote/insumo desejado (coloque apenas números no campo de busca).
19. Estabelecimento vai encerrar as atividades e o Responsável Técnico (RT) gostaria de saber o que fazer com o estoque de substâncias/ medicamentos controlados?
A Portaria nº 06/1999, em seu Art. 115, estabelece duas possibilidades de destino para o estoque de medicamentos/ substâncias de controle especial. Segue o artigo transcrito da Portaria nº 06/1999:
Art. 115 No caso de encerramento de atividades dos estabelecimentos, objeto desta Instrução Normativa, deve ser adotado um dos seguintes procedimentos, no que se refere às listas das substancias e medicamentos que as contenham, constantes da Portaria SVS/MS nº 344./98 e de suas atualizações:
§ 1º Entrega das substâncias e/ou medicamentos ao Órgão competente de Vigilância Sanitária: o estabelecimento elaborará um documento em 2 (duas) vias que contenha informações cadastrais do mesmo, relação das substâncias e/ou medicamentos com as respectivas quantidades, apresentações, lotes e prazo de validade. A primeira via deverá
ficar retida no Órgão competente de Vigilância Sanitária e a segunda via carimbada devolvida ao estabelecimento como comprovação de recebimento;
§ 2º Transferência das substâncias e/ou medicamentos para outro estabelecimento: deve ser feita através de Nota Fiscal, devidamente visada pela Autoridade Sanitária local do remetente. Não será permitida a transferência através de Nota Fiscal ao consumidor. Caso o Farmacêutico Responsável Técnico escolha o § 1º, a saída dos medicamentos/ substâncias do SNGPC deve ser dada como se fosse perda (motivo: Apreensão / Recolhimento pela Visa) e cópia de toda a documentação deve ficar arquivada com o Responsável Legal da Empresa, bem como uma cópia deve ficar com o RT para fins de averiguação futura do destino dos medicamentos/ substâncias, se necessária.
Caso a opção seja pelo descrito no § 2º, a saída dos medicamentos do SNGPC deve ser dada como se fosse uma “venda”, digitando as seguintes informações:
• no local do nome do comprador deverá ser digitada a “Razão Social” da empresa para a qual será transferido o estoque;
• no local do Documento Identidade, deverá ser digitado o “Número do CNPJ” da empresa que receberá o estoque;
• no local do número do CRM, deverá ser digitado 0000 e a UF do próprio Estado.
• no local do nome do prescritor escrever: Transferência para “Razão Social do Estabelecimento Receptor”.
20. Como fica a transferência de medicamentos no SNGPC?
O SNGPC permite a transferência de produtos industrializados e/ou de insumos (no caso de farmácias de manipulação) entre matriz e filiais ou entre filiais de estabelecimentos de uma rede, desde que esses estabelecimentos tenham uma mesma raiz de CNPJ. Esse procedimento deve ser realizado mediante nota fiscal de transferência tanto na saída,
quanto na entrada.
Com o SNGPC a realização da transferência deve ser informada da seguinte maneira:
– software do estabelecimento de origem: saída do medicamento como “transferência”; e
– software do estabelecimento de destino: entrada do medicamento como “transferência”.
Essa operação de transferência deve conter todas as informações descritas nos esquemas XML disponíveis no link e deve ser sempre acompanhada de nota fiscal de transferência.
21. Meu estabelecimento farmacêutico deixará de comercializar medicamentos que devem ser escriturados no SNGPC. Como proceder nesse caso?
A partir do momento em que houver a decisão de suspender a comercialização desses medicamentos, o Responsável Técnico (RT) deverá seguir os seguintes procedimentos:
i) estar com as movimentações de envio de arquivos XML atualizadas (inventário virtual = inventário físico);
ii) imprimir o inventário;
iii) finalizar o inventário, escolhendo o motivo “encerramento de atividades com medicamentos controlados da Portaria nº 344/1998”;
iv) dar ciência à vigilância sanitária local; e
v) dar as seguintes destinações aos medicamentos: a) transferir para outra empresa, conforme instruções da questão nº 20 do item Funcionalidades do SNGPC; e b) entrega à vigilância sanitária local que dará a destinação adequada.
22. O que é o Certificado de Escrituração Digital (CED)?
É um documento que comprova o credenciamento do estabelecimento farmacêutico no SNGPC e que está disponível após a confirmação do inventário inicial. O CED está disponível no Menu – Relatórios (lateral esquerdo da tela do computador).
23. O que é Certificado de Transmissão Regular (CTR)?
É um documento que tem como objetivo informar se o estabelecimento farmacêutico está em dia com a escrituração eletrônica no SNGPC. Esse documento pode ser gerado pelo Responsável Técnico (RT) na página do SNGPC, no Menu “relatórios”. Para ser gerado o certificado, o estabelecimento farmacêutico deverá cumprir com todos os requisitos listados a seguir:
i) Ter o inventário confirmado há pelo menos 30 dias;
ii) Ter enviado pelo menos quatro (4) arquivos XML validados e aceitos nos últimos 30 dias, o que corresponde ao envio de, no mínimo, um arquivo a cada 7 dias; e
iii) A data final do último período de movimentação informado, validado e aceito deve ser menor ou igual a 10 dias da data da geração do certificado.
O certificado terá validade de 30 dias. Nesse período não será possível gerar um novo certificado. Cada CTR possui um código de autenticidade que poderá ser conferido no site.
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